1. Hiểu về nguyên lý hoạt động của máy tính tiền bằng mã vạch
1.1. Mã vạch là gì?
Để quản lý hàng hóa trong phạm vi lớn người ta đã phát minh ra cách dùng mã vạch để nhận dạng sản phẩm.
Mã vạch là một chuỗi ký tự được biểu diễn bằng các dải đen và trắng có độ rộng và khoảng cách nhất định, thường được in trên sản phẩm để cho phép máy quét mã vạch đọc và xác định thông tin về sản phẩm đó.
Mã vạch thường được sử dụng để mã hóa thông tin như nước đăng ký mã vạch, tên doanh nghiệp, lô, tiêu chuẩn chất lượng đăng ký, kích thước sản phẩm, giá bán, hạn sử dụng, nơi kiểm tra… Mã vạch thường được biểu diễn dưới dạng mã vạch 1D (mã vạch một chiều) hoặc mã vạch 2D (mã vạch hai chiều) như QR code.
>> Cách đặt mã sản phẩm quần áo dễ dàng tra cứu và quản lý
Bạn có thể nhận biết mã vạch thông qua các dải đen và trắng có chiều rộng và khoảng cách nhất định. Để đọc mã vạch, bạn cần sử dụng thiết bị đọc mã vạch như máy quét mã vạch.
Trải qua nhiều năm các loại mã vạch cũng trở nên đa dạng hơn, phụ thuộc vào các dạng dữ liệu cần mã hóa cũng như nhu cầu sử dụng. Ví dụ trong kinh doanh thời trang, mã vạch thường thể hiện tên sản phẩm/thương hiệu, chất liệu, giá bán. Còn mỹ phẩm có nhà sản xuất, hạn sử dụng, số lô. Để đọc và hiểu mã vạch, shop cần có máy đọc mã vạch.
1.2. Máy bán hàng tính tiền mã vạch
Máy bán hàng tính tiền mã vạch hay máy đọc mã vạch/máy quét mã vạch là một thiết bị điện tử để đọc mã vạch. Giống như một máy quét ảnh, nó bao gồm một nguồn sáng, một ống kính và cảm biến ánh sáng xung quang, tín hiệu từ cảm biến sẽ gửi dữ liệu cho các thiết bị đầu ra.
Khi đưa mã vạch của sản phẩm lại gần đầu đọc mã vạch, máy bán hàng mã vạch sẽ giải mã ký tự. Tại nơi nhận, có tiếng “bíp” báo hiệu giải mã thành công, các thông tin chi tiết về sản phẩm sẽ hiện ra màn hình thu ngân. Trong trường hợp không có báo hiệu thì mã vạch được quét có thể chưa được cài đặt hoặc bị lỗi, chủ shop cần kiểm tra lại.
Tem mã vạch được dán trên mỗi sản phẩm, sau khi sử dụng máy quét mã vạch để thanh toán, kiểm kho, nhập – xuất hàng… dữ liệu sẽ được nhận và tích hợp trên phần mềm.
Như vậy, những hoạt động có liên quan đến mã vạch tại chuỗi các cửa hàng bán lẻ bao gồm:
- In tem mã vạch (trường hợp sản phẩm, hàng hóa chưa có mã vạch)
- Thanh toán bằng mã vạch
- Các nghiệp vụ kho liên quan đến mã vạch: nhập hàng, xuất hàng, kiểm kho bằng mã vạch.
2. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm và máy bán hàng mã vạch
Quản lý hàng hóa theo cách truyền thống như ghi chép sổ sách, ghi tên/giá dán lên sản phẩm dễ gây nên sai sót. Hoặc khi tính tiền bạn không nhớ, nhầm lẫn về giá cả ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu và hình ảnh của shop. Đó là lúc cần dùng đến công nghệ để giải quyết khó khăn.
Phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch là công cụ thiết yếu đối với các cửa hàng bán lẻ, đặc biệt với những ngành hàng có nhiều mặt hàng. Không chỉ lưu trữ đầy đủ, chính xác các thông tin về sản phẩm, số lượng, phân loại hàng hóa mà còn giúp cho việc bán hàng, kiểm kho trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Hạn chế thất thoát, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, chủ động hơn trong các hoạt động kinh doanh, gia tăng doanh số ngay trong tháng đầu sử dụng
Quản lý bán hàng bằng phần mềm mã vạch và các thiết bị máy quét mã vạch, máy in mã vạch, máy in hóa đơn sẽ tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng. Khách hàng cũng ấn tượng mà ghé mua sắm tại shop nhiều hơn.
3. Phần mềm bán hàng mã vạch MISA eShop
Đối với các cửa hàng có số lượng mặt hàng lớn và đa dạng chủng loại như siêu thị mini, cửa hàng mẹ và bé, cửa hàng nông sản thực phẩm,… việc sử dụng mã vạch để phân loại và kiểm kho là vô cùng cần thiết. Và hiện nay một trong những phần mềm được nhiều cửa hàng bán lẻ tin dùng cũng như giới thiệu chính là phần mềm bán hàng mã vạch MISA eShop.
MISA eShop tích hợp được trên các thiết bị bán hàng bằng mã vạch như máy tính, điện thoại, máy in mã vạch, máy quét mã vạch, máy POS bán hàng, POS mini cầm tay. Đảm bảo chạy mượt mà trên nhiều thiết bị cùng lúc và lưu trữ tất cả thông tin về cùng một hệ thống. Bán hàng chuyên nghiệp với những tính năng:
- Sử dụng máy quét mã vạch và phần mềm bán hàng sẽ tự động tính tiền chính xác.
- Khi quét mã vạch, thanh toán hóa đơn, hàng hóa được bán cũng sẽ tự động cập nhật trừ trong kho. Việc đối chiếu hàng tồn kho thực tế với sổ sách kế toán cũng trở nên dễ dàng hơn.
- Chỉ mất 3s quét mã vạch, phần mềm hiển thị số tiền khách phải trả, cập nhật tự động vào báo cáo doanh số. Cuối ngày bạn cũng không mất nhiều thời gian để nhẩm tính.
Không chỉ hỗ trợ mã vạch mà mã SKU, serial, imei đều có thể sử dụng để quản lý hàng hóa trên phần mềm. Quản lý được hơn 50.000 mã hàng hóa, số lượng hóa đơn xuất bán một ngày có thể tới 1.500 hóa đơn/ngày.
4. Hướng dẫn in tem trên phần mềm bán hàng mã vạch
Với các mặt hàng khi nhập về chưa có tem mã vạch, mã SKU, cửa hàng cần nhập số lượng hàng và mặt hàng lên phần mềm và tạo mã SKU, mã vạch cho sản phẩm.
Với các mặt hàng như đồng hồ, túi xách, ví…, trên sản phẩm thường có mã vạch sẵn. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch có sẵn để nhập kho. Mã vạch đó sẽ được sử dụng xuyên suốt trong tất cả các quá trình liên quan như nhập, xuất kho, kiểm kê, thanh toán.
Sau đó kết nối với một máy in mã vạch để dán lên tem sản phẩm là được:
4.1. Tạo mã vạch
Khi khai báo hàng hóa trên phần mềm, có 2 cách để nhân viên có thể làm, một là nhập khẩu trực tiếp từ file excel, hai là khai báo trực tiếp trên phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch.
Với hàng hóa chưa có mã SKU, mã vạch, khi khai báo tên hàng hóa trên phần mềm bán hàng MISA eShop sẽ tự động tạo mã vạch và mã SKU cho sản phẩm. Mã SKU được tạo bằng tên những chữ cái đầu của sản phẩm để thuận lợi cho nhân viên khi tra cứu hàng hóa bán hàng.
4.2. In tem mã vạch
Sau khi khai báo hàng hóa, để in tem hàng giá, bạn làm theo các bước sau:
- Chọn Danh Mục >> Chọn In Tem Mã. Nếu muốn in tem mã thường, bạn tích chọn tab In tem mã thường. Nếu muốn in tem cho các chương trình khuyến mãi, bạn chọn tab In tem mã khuyến mãi.
- Chọn hàng hóa muốn in tem (có thể tìm theo tên hàng hóa đã khai báo) >> Chọn số lượng tem muốn in >> Nhấn in tem để tiến hành in.
Trong trường hợp bạn muốn chọn toàn bộ số hàng hóa để in tem và nhập cùng số lượng tem in trên mỗi mẫu sản phẩm. Bạn chọn Tất cả nhóm hàng hóa và tại Tiện ích bạn có thể Nhập chung số lượng tem in để bắt đầu.
Dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch MISA eShop
5. Cách sử dụng phần mềm bán hàng mã vạch để thanh toán, xuất – nhập – kiểm kê kho
5.1. Tính tiền, thanh toán hóa đơn
Trong khi thanh toán, thu ngân dùng máy quét mã vạch để quét thông tin như giá, tên, size trên sản phẩm. Với những cửa hàng có phát hành thẻ thành viên (thẻ cứng), thu ngân cũng dùng cách này để quét mã khách hàng. Trải nghiệm thử tính năng ngay!
Bằng cách đưa sản phẩm đã được gắn tem, mã vạch đến trước máy quét, mãy sẽ đọc mã, dữ liệu được nhận và hiển thị trên phần mềm quản lý bán hàng giao diện thanh toán cho khách hàng.
Với các nghiệp vụ về kho như xuất, nhập hay kiểm kê kho, nhân viên kho có thể làm thao tác tương tự như với nhân viên thu ngân.
5.2. Kiểm kê kho
Chọn mục kiểm kê kho, tại đây, bạn tích chọn Quét mã vạch và lần lượt quét các hàng hóa cần kiểm kê. Với các hàng hóa cùng mã, chương trình sẽ tự tăng số lượng kiểm kê tương ứng với số lần quét.
Các nghiệp vụ xuất, nhập kho thực hiện tương tự ở mỗi giao diện của từng mục. Trải nghiệm tính năng TẠI ĐÂY!
6. Giải đáp thắc mắc xoay quanh phần mềm và máy bán hàng mã vạch
6.1. Những mô hình nào có thể sử dụng phần mềm và máy bán hàng mã vạch?
Đối với các cửa hàng bán lẻ việc quản lý hàng hóa và kiểm soát xuất-nhập-tồn luôn là những vấn đề được quan tâm. Đặc biệt với những ngành hàng có số lượng hàng hóa lớn, mặt hàng đa dạng, thông tin về tên, nhóm, giá, HSD,… mỗi loại khác nhau. Để nhân viên có thể nhớ hết là chuyện bất khả thi, đây là lúc các cửa hàng phải ứng dụng công nghệ để hỗ trợ con người.
Chính vì vậy bất cứ ngành hàng, mô hình nào có nhu cầu đều có thể sử dụng phần mềm bán hàng bằng mã vạch. Với mỗi mô hình khác nhau có thể sử dụng cùng với những thiết bị phần cứng phù hợp
- Mô hình cửa hàng đơn, nhỏ lẻ:
Để tiết kiệm chi phí có thể tham khảo máy POS mini cầm tay. Thiết bị nhỏ gọn như một chiếc điện thoại, sử dụng màn hình cảm ứng, camera 5.0 MP, RAM 2G, bộ nhớ 16G.
Tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng có đầy đủ các chức năng bán hàng từ quét mã vạch, tính tiền, in hóa đơn, tra cứu hàng hóa, kiểm kho, theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Mô hình cửa hàng lớn, mô hình chuỗi:
Có kinh phí đầu tư cho trang thiết bị hơn thì có thể lắp đủ bộ từ máy in mã vạch, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, PC/latop hoặc máy POS bán hàng lớn (có thể thay thế máy tính). Phần mềm có thể hỗ trợ kết nối các thiết bị để công việc bán hàng thuận tiện và đồng bộ hơn.
Đặc biệt với mô hình chuỗi, có thể mỗi chi nhánh lại sử dụng những danh mục hàng hóa khác nhau. Phần mềm bán hàng mã vạch hỗ trợ tách riêng danh mục, sinh mã riêng để máy quét mã vạch khi đọc mã không bị trùng lặp, ảnh hưởng việc kinh doanh.
6.2. Khi sử dụng phần mềm và các thiết bị bán hàng bằng mã vạch, nếu xảy ra trục trặc hoặc phát sinh lỗi tôi có được bảo hành?
Từ khi bắt đầu sử dụng MISA eShop, nhân viene MISA sẽ hỗ trợ mình cài đặt, thiết lập phần mềm và các thiết bị trong cửa hàng. Nhân viên sẽ hướng dẫn mình chi tiết cách sử dụng từng tính năng và giải đáp các thắc mắc.
Trong quá trình sử dụng nếu chủ shop gặp bất kì vấn đề gì có thể liên hệ qua hotline, facebook, website để được hỗ trợ. Các nhân viên tư vấn sẽ trực tiếp liên hệ online thông qua Zoom hoặc TeamViewer/UntraView để giải quyết ngay trên thiết bị của khách hàng.
Cung cấp dịch vụ bảo hành và bảo trì, sẵn sàng hỗ trợ khắc phục sự cố ngoài ý muốn trong quá trình sử dụng, có đội tư vấn 24/7,… Các thiết bị mua từ MISA eShop sẽ được bảo hành trong 12 tháng.
6.3. Nếu muốn đăng ký dùng thử trải nghiệm các tính năng, thì tôi cần phải làm gì?
Chủ cửa hàng muốn tham khảo thêm thông tin về các combo phần mềm và máy bán hàng mã vạch cũng như đăng ký dùng thử qua các kênh:
- Truy cập Website eshop.misa.vn nhấn chọn Dùng thử miễn phí hoặc đăng ký nhanh TẠI ĐÂY
- Inbox Fanpage chính thức của MISA eShop, yêu cầu được đăng ký sử dụng phần mềm, sẽ có nhân viên tư vấn hỗ trợ mình tạo tài khoản.
- Liên hệ số Hotline: 090 488 5833. Tổng đài tư vấn 24/7, nhân viên luôn sẵn sàng không chỉ hỗ trợ tạo tài khoản mà còn giải đáp các thắc mắc của bạn.
Sau khi đăng ký bạn sẽ có một tài khoản dùng thử, trải nghiệm hoàn toàn miễn phí trong 15 ngày. Sau thời gian dùng thử và có nhu cầu tiếp tục sử dụng bạn có thể mua gói phần mềm phù hợp với cửa hàng.
6.4. Các thao tác quét mã vạch – tính tiền – in hóa đơn có khó không?
Mời bạn xem video dưới đây hướng dẫn quét mã vạch – tính tiền – in hóa đơn tiện lợi và đơn giản. Chỉ mất vài giây, bạn đã có thể hoàn thành thanh toán cho khách.
Như vậy, bằng phần mềm bán hàng mã vạch, nhân viên và chủ cửa hàng có thể thao tác nhanh hơn trong mỗi lần nhập hàng hay thanh toán. Đảm bảo thông tin sẽ chính xác, có tính kết nối và xuyên suốt trong suốt quá trình lưu thông sản phẩm từ khi nhập đến khi bán cho khách hàng.
Dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng bằng mã vạch MISA eShop:
7. Tạm kết
Phần mềm bán hàng mã vạch là công cụ không thể thuế cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý tồn kho hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Áp dụng công nghệ, bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh để đưa ra chiến lược phù hợp, cạnh tranh trong thị trường ngày càng khố liệt. Hãy bắt đầu trải nghiệm những lợi ích vượt trội mà MISA eShop mang lại!
